Học sinh, cha mẹ hoặc người giám hộ, cơ sở giáo dục và các cơ quan có thẩm quyền là những chủ thể được khai thác dữ liệu học bạ số theo phạm vi quy định. Đáng chú ý, khi học bạ số, bản điện tử hoặc trích lục điện tử học bạ số đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu người dân nộp thêm học bạ giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Thông tư số 70/2026/TT-BGDĐT quy định về quản lý và sử dụng học bạ số trong các cơ sở giáo dục phổ thông và cơ sở giáo dục thường xuyên. Trong đó, Điều 11 và Điều 12 quy định cụ thể về việc khai thác, sử dụng học bạ số, tạo cơ sở để sử dụng dữ liệu học tập điện tử trong tuyển sinh, chuyển trường, giải quyết thủ tục hành chính và nhiều hoạt động giáo dục khác.

Ai được phép khai thác dữ liệu học bạ số?

Theo quy định, các chủ thể được khai thác dữ liệu học bạ số gồm: người học là chủ thể của dữ liệu; cha, mẹ hoặc người giám hộ của người học; cơ sở giáo dục, cơ quan quản lý giáo dục trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ quan, tổ chức khác khi được pháp luật cho phép hoặc có sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu.

Việc khai thác có thể được thực hiện thông qua hệ thống thông tin, phần mềm quản lý giáo dục; Cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng định danh quốc gia VNeID và các nền tảng số khác khi đáp ứng điều kiện về kết nối, xác thực, an toàn thông tin và được cơ quan có thẩm quyền cho phép.

Đặc biệt, việc phân quyền khai thác phải tuân thủ nguyên tắc đúng thẩm quyền, đúng phạm vi cho phép, có xác thực và có lưu vết, góp phần bảo vệ dữ liệu cá nhân và hạn chế việc truy cập, sử dụng thông tin học tập không đúng mục đích.

Phụ huynh được xem và đề nghị kiểm tra dữ liệu của con

Thông tư quy định cụ thể mức độ truy cập đối với từng nhóm chủ thể. Người học được truy cập, tra cứu, khai thác, sử dụng học bạ số và thực hiện các quyền liên quan theo quy định. Đối với người học chưa thành niên hoặc trường hợp pháp luật quy định phải thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp thì thực hiện theo các quy định có liên quan. Cha, mẹ hoặc người giám hộ của người học chưa thành niên được xem dữ liệu học bạ số, theo dõi kết quả học tập, rèn luyện và có quyền đề nghị cơ sở giáo dục kiểm tra dữ liệu khi có căn cứ.

Cơ sở giáo dục và cơ quan quản lý giáo dục chỉ được truy cập dữ liệu theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ và phân quyền nội bộ. Cơ quan tiếp nhận học bạ số để giải quyết thủ tục hành chính hoặc công việc theo thẩm quyền cũng chỉ được truy cập phần dữ liệu cần thiết. Các chủ thể khác chỉ được khai thác dữ liệu khi có căn cứ pháp lý hoặc sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu học bạ số.

Học bạ số được sử dụng vào những việc gì?

Theo Thông tư, học bạ số được sử dụng để phục vụ nhiều hoạt động trực tiếp liên quan đến quá trình học tập của học sinh như tuyển sinh, chuyển trường, xác minh thông tin học tập, xét hoàn thành chương trình, xét lên lớp.

Dữ liệu học bạ số còn được sử dụng trong công tác lưu trữ, quản lý giáo dục, thống kê, phân tích và đánh giá chất lượng giáo dục; tư vấn, định hướng nghề nghiệp; xây dựng kế hoạch giáo dục của nhà trường; thực hiện thủ tục hành chính và các hoạt động nghiệp vụ khác trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

Cơ quan tiếp nhận dữ liệu có trách nhiệm kiểm tra, xác thực dữ liệu học bạ số trước khi sử dụng để giải quyết công việc.

Đủ điều kiện sử dụng học bạ số thì không được yêu cầu nộp thêm học bạ giấy

Đây là một trong những quy định đáng chú ý, trực tiếp tạo thuận lợi cho học sinh và phụ huynh khi thực hiện các thủ tục liên quan đến giáo dục.

Cụ thể, khi học bạ số, bản điện tử học bạ số hoặc trích lục điện tử học bạ số đã đáp ứng các điều kiện theo Thông tư số 70/2026/TT-BGDĐT, cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu nộp thêm học bạ giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trong trường hợp hệ thống của cơ quan tiếp nhận chưa đủ điều kiện kết nối trực tuyến, cơ quan, tổ chức có thể sử dụng bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử có xác thực theo quy định.

Học bạ số, bản điện tử học bạ số và bản trích lục điện tử học bạ số cũng có thể được chuyển đổi sang văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Văn bản giấy được chuyển đổi hợp lệ có giá trị sử dụng theo quy định.

Đáng chú ý, người học hoặc người đại diện theo pháp luật của người học có quyền yêu cầu cơ sở giáo dục thực hiện việc chuyển đổi này và không phải trả phí.

Việc đưa học bạ số vào khai thác, sử dụng không chỉ góp phần hiện đại hóa công tác quản lý giáo dục mà còn hướng tới giảm giấy tờ, giảm việc phải cung cấp lại những thông tin đã có trên hệ thống, tạo thuận lợi hơn trong tuyển sinh, chuyển trường và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.

Học sinh, phụ huynh cần chủ động tìm hiểu các quy định về học bạ số, kiểm tra thông tin học tập khi được cung cấp quyền truy cập; kịp thời đề nghị cơ sở giáo dục kiểm tra khi phát hiện dữ liệu có sai sót. Đồng thời, cần bảo vệ thông tin đăng nhập, không tùy tiện cung cấp hoặc chia sẻ dữ liệu học bạ của học sinh cho tổ chức, cá nhân không có thẩm quyền.