Bộ Giáo dục và Đào tạo đã quy định cụ thể việc thu nhận, kết nối, chia sẻ và lưu trữ dữ liệu học bạ số, trong đó yêu cầu dữ liệu phải chính xác, có khả năng truy xuất nguồn gốc, được bảo đảm an toàn và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đây là những quy định quan trọng nhằm tạo hành lang pháp lý cho việc quản lý, sử dụng học bạ trên môi trường số, đồng thời bảo vệ thông tin của người học.

Theo Thông tư số 70/2026/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về quản lý và sử dụng học bạ số trong các cơ sở giáo dục phổ thông và cơ sở giáo dục thường xuyên, việc quản lý dữ liệu học bạ số được thực hiện chặt chẽ từ khâu thu nhận, kiểm tra, xác thực đến kết nối, chia sẻ và lưu trữ.

Dữ liệu phải được kiểm tra, xác thực trước khi đưa vào sử dụng

Dữ liệu học bạ số của người học được thu nhận từ hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của cơ sở giáo dục nơi người học đang hoặc đã theo học; hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý giáo dục; dữ liệu được đồng bộ, chuyển tiếp từ cơ sở giáo dục khác khi người học chuyển trường, tiếp nhận học sinh và các nguồn dữ liệu hợp pháp khác theo quy định.

Việc thu nhận phải bảo đảm đúng nguồn dữ liệu, đúng thẩm quyền, đúng đối tượng. Dữ liệu phải được kiểm tra, đối chiếu và xác thực trước khi chính thức ghi nhận vào hệ thống; đồng thời bảo đảm đầy đủ, chính xác, thống nhất, có khả năng truy xuất nguồn gốc và lưu vết quá trình thu nhận. Dữ liệu học bạ số chỉ được đưa vào khai thác, chia sẻ và lưu trữ chính thức sau khi hoàn thành việc thu nhận, kiểm tra, đối chiếu và xác thực theo quy định.

Đối với học sinh chuyển trường, cơ sở giáo dục nơi tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận, đối chiếu, cập nhật và đồng bộ dữ liệu học bạ số, qua đó bảo đảm tính liên tục của thông tin trong suốt quá trình học tập.

Hướng tới kết nối, khai thác học bạ trên các nền tảng số

Theo quy định, dữ liệu học bạ số tại các cơ sở giáo dục phải được kết nối, đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo theo chuẩn dữ liệu và chuẩn kỹ thuật của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Dữ liệu cũng phải bảo đảm khả năng tích hợp, khai thác trên Nền tảng số giáo dục quốc gia, Cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng định danh quốc gia VNeID và các hệ thống thông tin liên quan theo quy định của pháp luật.

Quá trình kết nối phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật như sử dụng chuẩn định dạng mở; có mã định danh thống nhất và duy nhất; có cơ chế xác thực, phân quyền, kiểm soát truy cập; lưu vết và kiểm tra được tình trạng dữ liệu; bảo đảm an toàn trong quá trình truyền, nhận, đồng bộ và có khả năng đồng bộ theo thời gian thực hoặc theo chu kỳ.

Không được tùy tiện chia sẻ thông tin học bạ

Một trong những nội dung đáng chú ý đối với phụ huynh và người học là quy định chặt chẽ về việc chia sẻ dữ liệu. Theo đó, dữ liệu học bạ số phải được chia sẻ đúng thẩm quyền, đúng mục đích, đúng đối tượng và chỉ chia sẻ phần dữ liệu cần thiết.

Việc chia sẻ giữa cơ sở giáo dục, cơ quan quản lý giáo dục và các cơ quan, tổ chức liên quan được thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quy định của pháp luật, theo sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Đặc biệt, cơ quan, tổ chức nhận dữ liệu học bạ số không được sử dụng dữ liệu ngoài mục đích tiếp nhận và không được chuyển giao trái phép cho bên thứ ba. Trường hợp cung cấp dữ liệu cho tổ chức, cá nhân ngoài phạm vi cơ quan nhà nước, cơ sở giáo dục và cơ quan quản lý giáo dục phải có căn cứ pháp lý hoặc sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu hay người đại diện hợp pháp, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Học bạ số phải được lưu trữ an toàn, có thể phục hồi dữ liệu

Dữ liệu học bạ số phải được lưu trữ an toàn, đầy đủ, liên tục, có hệ thống, bảo đảm khả năng tra cứu, khai thác và xác thực trong suốt quá trình học tập cũng như sau khi người học kết thúc quá trình học tập theo quy định.

Việc lưu trữ phải bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, sẵn sàng và khả năng truy xuất; phòng ngừa nguy cơ mất mát, hư hỏng, sai lệch hoặc truy cập trái phép. Hệ thống phải có cơ chế sao lưu, phục hồi dữ liệu, lưu vết quá trình tạo lập, cập nhật, chỉnh sửa, khai thác và chia sẻ.

Đối với trường hợp học bạ số được chỉnh sửa đúng thẩm quyền, hệ thống phải lưu đồng thời dữ liệu đã cập nhật và lịch sử thay đổi, phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Cơ sở giáo dục và cơ quan quản lý giáo dục có trách nhiệm tổ chức lưu trữ dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; thực hiện sao lưu định kỳ, kiểm tra tính đầy đủ, khả năng truy cập và phục hồi dữ liệu.

Việc triển khai học bạ số góp phần thúc đẩy chuyển đổi số ngành giáo dục, tạo thuận lợi trong quản lý, tra cứu, xác thực và chuyển tiếp thông tin học tập của học sinh. Cùng với những tiện ích đó, yêu cầu về an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người học được đặt ra xuyên suốt trong quá trình thu nhận, kết nối, chia sẻ và lưu trữ dữ liệu.

Phụ huynh, học sinh và các tổ chức, cá nhân có liên quan cần nâng cao ý thức bảo vệ thông tin cá nhân; không tùy tiện cung cấp tài khoản, thông tin đăng nhập hoặc dữ liệu học tập cho người không có thẩm quyền; đồng thời kịp thời phản ánh với cơ sở giáo dục khi phát hiện thông tin học bạ có sai sót hoặc dấu hiệu truy cập, khai thác dữ liệu trái phép.